Comment utiliser règle de validation dans MS Access 2016

Microsoft Access permet à son utilisateur de valider la saisie de données en utilisant sa puissante «règle de validation» pour empêcher le message d’erreur de saisie de données. En plus de cela, il permet également aux utilisateurs d’afficher un message d’erreur en cas de saisie de données non valide.

En écrivant des expressions simples et faciles dans les champs de validation Access , l’ utilisateur peut organiser les entrées de données de divers champs et y appliquer des règles de validation.

Si vous n’avez aucune idée sur la façon d’utiliser la règle de validation dans MS Access 2010/2013/2016/2019, alors vous ne devez pas vous inquiéter…! Passez par ce post.

Comme ce poste vous décrire l’ ensemble des informations sur la règle de validation MS Access, ce son exemple, les types etc. explorer également des moyens faciles pour créer la règle de validation de champ, règle enregistrement de validation, ajouter la règle de validation à un contrôle sur une forme, une table et bien plus encore … .!

Comprendre la règle de validation MS Access:

La règle de validation MS Access est l’une des meilleures options pour éviter les erreurs de saisie de données. La règle de validation des données d’accès vérifie réellement l’insertion des données en appliquant un ensemble de règles spécifié. Si vos données saisies ne correspondent pas aux critères appliqués pour ce champ, alors il affichera un message d’erreur et rejettera vos données.

La règle de validation des données fonctionne très bien pour le nombre, les champs d’heure / date et la devise. Mais vous pouvez également créer une règle de validation pour les entrées de texte. L’exécution d’une telle tâche peut être complexe, principalement si vous êtes prêt à tester de nombreuses variables de texte.

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Quel est le besoin d’ utiliser la règle de validation MS Access?

La règle de validation Microsoft Access permet de restreindre ou de contrôler l’entrée de l’utilisateur dans le champ de la table. On peut le considérer comme un ensemble de couches qui garantit que les données saisies par l’utilisateur sont appropriées.

MS Access vous offre plusieurs options telles que les types de données, les tailles de champ, les propriétés de table et les masques de saisie pour valider les données. Parmi celles-ci, les propriétés de table permettent un type de validation des données très précis et exact.

Une façon consiste à définir la propriété requise sur l’ option OUI qui oblige les utilisateurs à mettre de la valeur dans ce champ particulier uniquement.

Une autre façon consiste à utiliser Propriété de règle de validation qui a besoin de valeurs spécifiques et de la propriété Texte de validation pour obtenir facilement des alertes d’erreur.

Par exemple : supposons que vous définissez une règle comme celle-ci >40 et<100 dans la propriété Règle de validation d’accès. Cela obligera l’utilisateur à insérer des valeurs de 40 à 100

Dans l’ensemble, la propriété MS Access Validation Text aide l’utilisateur à vérifier facilement où l’erreur s’est produite et comment la corriger. par exemple . le texte de validation dans cette condition doit être comme ceci: “insérer des valeurs entre 40 et 100”.

Exemples de validation des données

Règle de validation La description
<100 Doit être inférieur à 100.
<= 100 Doit être inférieur ou égal à 100.
Entre 1 et 10 Doit être compris entre 1 et 10.
0 Ne doit pas être égal à 0.
<1/1/95 Doit être une date antérieure au 1/1/95.
> = Date () Doit être la date d’aujourd’hui ou plus tard.
<= Date () Doit être la date d’aujourd’hui ou plus tôt.
“Affaires” Ou “Plaisir” Ou “Autre” Doit être “Affaires” ou “Plaisir” ou “Autre”.
Comme “??” Doit avoir deux caractères.
Comme “####” Doit avoir quatre chiffres.

Types de règles de validation dans Access

Fondamentalement, il existe deux types de règles de validation d’accès. nous allons discuter sur chacun d’eux un par un:

  • Règles de validation des champs:

Ce type spécifique de règles de validation d’accès est défini pour vérifier la valeur entrée dans le champ et vous empêche de quitter le champ jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Par exemple : supposons que vous utilisez un champ de date dans lequel vous avez défini des critères> = # 01/01/2010 # dans la propriété de règle de validation de ce champ spécifique . Vous devez maintenant saisir des dates à compter du 1er janvier 2010.

Il y a principalement deux cases qui se rapportent aux règles de validation des champs. Ce sont les suivants:

Types de règles de validation dans Access

1. Zone Règle de validation

Cette option est utilisée pour spécifier les exigences pour les données insérées dans le champ.

2. Zone de texte de validation

En utilisant cette option, l’utilisateur peut attribuer le message d’alerte qui apparaît à l’utilisateur. Un message apparaîtra lorsque les données enfreignent la règle de validation entrée par l’utilisateur.

  • Règles de validation des record:

Cette règle de validation enregistrer est utilisée pour contrôler les données lors de la sauvegarde d’un record.

Contrairement à la règle de validation des champs mentionnée ci-dessus, à l’aide record Règles de validation l’utilisateur peut se référer à d’autres champs présents dans la même table exacte.

Généralement, les règles de validation d’enregistrement sont créées lorsqu’un utilisateur doit vérifier les valeurs présentes dans un champ avec les valeurs d’un autre.

Par exemple : supposons que vous deviez expédier un produit dans un délai de 30 jours. Si vous ne l’ envoyez pas dans ce délai, vous devez rembourser la partie du prix de revient du produit aux clients.

Dans ce cas, vous définissez la règle de validation d’enregistrement comme celui – ci [ RequiredDate ] < = [ OrderDate ] +30 pour vous assurer que tout utilisateur ne saisit pas la date d’expédition trop tard dans l’avenir.

Comment Pour utiliser les règles de validation Dans Access?

Dans cette section, nous allons apprendre à utiliser les deux types de règles de validation d’accès mentionnés ci-dessus, à savoir les règles de validation de champ et les Règles de validation des record.

Comment utiliser les règles de validation de champ?

Créer une règle de validation de champ

  1. Tout d’abord, choisissez le champ que vous devez valider.
  2. en tapant sur l’ option Champs sur le ruban, vous atteindrez le nom du groupe ” Validation de champ”. Dans ce groupe, appuyez sur la flèche déroulante Validation . Ensuite, appuyez sur l’ option Règle de validation de champ .
  3. Utilisez le Générateur d’expression pour la création de règle.

De là, vous pouvez obtenir des informations complètes sur la Comment utiliser le générateur d’expressions dans Access.

Créer une alerte de message à afficher pour une entrée de données non valide sur le terrain

  1. Sélectionnez le champ qui nécessite l’affichage d’un message pour une entrée de données non valide. Le champ doit déjà avoir une règle de validation précédente.
  2. maintenant à partir de l’ onglet Champs , entrez dans le groupe Validation de champ et appuyez sur l’ option Validation . Ensuite, appuyez sur l’ option Message de validation de champ .
  3. Saisissez maintenant le message le plus approprié que vous souhaitez afficher. Supposons que vous ayez affecté une règle de validation comme celle-ci « > 10» . Ensuite, la déclaration de message doit être comme ceci “Entrez une valeur inférieure à 10.”

Comment utiliser les Règles de validation des record?

Créer une Règles de validation des record

  1. Ouvrez d’abord la table dans laquelle vous devez valider les enregistrements.
  2. maintenant à partir de l’ onglet Champs , entrez dans le groupe Validation de champ et appuyez sur l’ option Validation . Ensuite, appuyez sur l’ option Règle de validation enregistrer.
  3. Appuyer sur l’option ci-dessus ouvrira la boîte de dialogue Expression Builder pour écrire la règle de validation.

Créer un message à afficher pour une entrée record non valide

  1. Ouvrez la table de base de données Access dans laquelle vous souhaitez afficher une alerte de message pour la saisie de données non valides. La table doit avoir préalablement établi une règle de validation des record ; si ce n’est pas le cas, créez-le d’abord, comme indiqué dans la section ci-dessus.
  2. en tapant sur l’ option Champs sur le ruban, vous atteindrez le nom du groupe ” Validation de champ”. Dans ce groupe, appuyez sur la flèche déroulante Validation . Ensuite, appuyez sur record le message de validation
  3. Il est maintenant temps de saisir le message approprié. Si dans le cas où la règle de validation est comme ceci [ StartDate ] < [ EndDate ] alors le message doit être comme ” StartDate doit précéder EndDate .”

Où pouvez-vous utiliser les règles de validation dans Access 2016?

L’utilisateur peut définir la règle de validation d’accès pour les contrôles sur les formulaires et pour les champs de table. Si vous définissez des règles de validation pour les tables, ces règles sont applicables au moment de l’importation des données. Pour ajouter des règles de validation dans une table, ouvrez simplement la table et utilisez les commandes de l’ onglet Champs.

Pour ajouter une règle de validation à un formulaire, ouvrez d’abord votre formulaire Access en mode Présentation. Ensuite, ajoutez des règles dans les propriétés de chaque contrôle.

Ci-dessous dans la section suivante, nous apprendrons comment ajouter une règle de validation à une table et également dans les contrôles des formulaires.

Comment Pour Ajouter une règle de validation à une table 

Démarrez votre application Access 2010/2013/2016 respective. Ensuite, ouvrez la table sur laquelle vous souhaitez appliquer la règle de validation Access.

 Ajouter une règle de validation à une table  1

Vous devez maintenant choisir le champ sur lequel vous devez appliquer la validation de champ. Ici, dans la figure illustrée, nous appliquons la règle de validation de champ sur la colonne Marques.

 Ajouter une règle de validation à une table 2

Appuyez sur l’ onglet Champs présent dans la barre de menus. Ensuite, vous verrez une boîte de validation de champ dans laquelle une liste déroulante de validation est présente.

Dans le menu déroulant, choisissez l’option de règle de validation pour écrire l’expression de validation.

 Ajouter une règle de validation à une table 3

Appuyez sur cette option pour ouvrir la boîte de dialogue Générateur d’expression . En cela, vous pouvez écrire une expression pour valider les entrées de champ. 

Nous considérons ici la condition que tout le parcours porte au total 100 points mais que les points obtenus doivent être inférieurs à 100.

Syntaxe

[ Field_Name ] < Numeric_Value

Alors maintenant, nous allons écrire une expression simple pour valider le champ des marques, comme indiqué sur la figure.

Dans l’ élément d’expression, les valeurs et les catégories, il existe plusieurs expressions que vous pouvez facilement appliquer sur le champ sélectionné. 

Ici, nous écrivons la formule,

[Marques] <100

 Ajouter une règle de validation à une table 4

Appuyez sur l’ option OK pour l’appliquer avec succès. 

Nous allons maintenant écrire un message qui apparaîtra pour clarifier la condition qui a été appliquée ci-dessus.

Pour cela, il vous suffit d’accéder à l’ onglet Champs et de l’ option de validation , appuyez sur l’ option Message de validation de champ .

 Ajouter une règle de validation à une table 5

Tapez maintenant un message que vous souhaitez afficher lorsque quelqu’un saisit des données non valides. Appuyez sur l’ option OK pour continuer.  

 Ajouter une règle de validation à une table 6

Le message de validation que vous avez entré s’affiche lorsque des données non valides sont entrées dans le tableau. Ainsi, cela vous évitera de faire une erreur de saisie de données.

 Ajouter une règle de validation à une table 7

Comment à Ajouter règle de validation à un contrôle sur un formulaire

Eh bien , vous pouvez utiliser la validation Texte propriété et règle de validation propriété de la commande de formulaire d’ajout de règle de validation à toute forme ou de contrôle. Cela vous aidera finalement à valider les données d’entrée pour ce contrôle spécifique et empêchera également l’utilisateur d’insérer des données non valides.

Remarque: la création automatique d’un formulaire à travers le tableau à l’aide des commandes de formulaire présentes sur le ruban de la barre de menus définira la règle de validation pour les champs présents dans ce tableau particulier.

Un contrôle peut avoir plusieurs règles de validation pour les champs de la table et pour le contrôle qui est lié. Il est très utile si quelqu’un souhaite définir une règle plus restrictive par rapport au tableau. Tout d’abord, vous devez appliquer la règle de formulaire et ensuite la règle de table doit être définie. Si la table d’accès est très restrictive par rapport au formulaire, les règles définies pour le champ de table auront la priorité.

Si la règle de forme et la table s’excluent mutuellement, elles ne vous permettront pas d’entrer des données.

Par exemple : supposons que vous appliquez la règle suivante dans le champ date du tableau:

<# 01/01/2010 #

Mais après cela, vous appliquez la même règle sur le contrôle de formulaire qui est limité au champ de date:

> = # 01/01/2010 #

Maintenant, le champ de date a besoin de valeurs avant l’année 2010 mais ici, votre contrôle de formulaire a besoin de dates qui ont l’année ou après l’année 2010. C’est la raison pour laquelle il vous restreint pour entrer des données non valides.

Conclusion:

Les règles de validation sont une fonctionnalité utile et discrète d’Access car elles restreignent les entrées de données non valides dans vos tables. Bien qu’il ne soit pas toujours possible de bloquer des choses invalides.

Utilisez cette fonctionnalité accrocheuse de MS Access pour ajouter une règle de validation dans votre base de données Access et éviter les erreurs de saisie de données. Si, à n’importe quel stade, vous rencontrez un problème pour appliquer les règles de validation dans Access 2016. Partagez ensuite votre problème avec nous dans notre section comment. Nous vous aiderons immédiatement à fournir une solution pour y remédier.

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