Comment partager une base de données Access sur le réseau pour un accès multi-utilisateur

En tant qu’utilisateur de base de données Access, vous devez avoir rencontré un problème lors du partage de votre base de données sur le réseau. Je sais que vous avez dû essayer toutes les solutions possibles pour le résoudre rapidement mais vous n’avez rien obtenu ….!

Eh bien ces problèmes concernant le partage de la base de données Access pour l’accès multi-utilisateur est sévèrement rencontré par de nombreux utilisateurs d’accès, il suffit de jeter un oeil sur l’un des utilisateurs se plaignent.

Scénario:

J’ai une base de données Access qui est actuellement configurée pour permettre à tout le monde de l’ouvrir (et le dossier parent) de modifier l’accès, que j’ai lu était le niveau d’autorisation requis pour avoir plusieurs utilisateurs avec le fichier ouvert en même temps.

Cependant, les utilisateurs continuent à proposer une erreur indiquant qu’ils “ne peuvent pas ouvrir le fichier tel qu’il est déjà utilisé”.

La base de données a bien fonctionné pendant des années auparavant et aucune modification n’a été apportée à la structure de leurs autorisations ni à la configuration des fichiers. Je suis donc un peu confus quant à ce qui pourrait en être la cause ou à la résolution. Tout ce que j’ai lu tournait autour de donner aux utilisateurs de modifier les autorisations pour le fichier de base de données et le dossier dans lequel il réside, ce qui a déjà été fait. Si quelqu’un a un aperçu, ce serait fantastique!

Merci d’avance!

Sans aucun doute, il existe plusieurs façons de partager une base de données Access, mais cela dépend en outre de vos besoins et de la disponibilité des ressources. Ce tutoriel concerne les options disponibles pour partager la base de données Access et les avantages de chaque option.

3 façons de partager la base de données d’accès sur le réseau

Voici les méthodes que nous allons discuter un par un pour partager la base de données d’accès:

• Partager des données à l’aide de dossiers réseau
• Partager une base de données en créant un lien vers des listes SharePoint
• Épargne une base de données à une bibliothèque de documents

Méthode 1: partager des données à l’aide de dossiers réseau

Partager des données à l’aide de dossiers réseau est l’option la plus simple pour partager la base de données Access et a le moins d’exigences. Dans cette méthode, le fichier de base de données est stocké sur un lecteur réseau partagé et tous les utilisateurs partagent le fichier de base de données simultanément.

Limitation:

En plus de cela, il y a aussi des limites, comme la fiabilité et la disponibilité. Principalement lorsque plusieurs utilisateurs modifient les données; puisque tous les objets de base de données sont partagés. Cette technique de partage diminue également les performances car tous les objets de base de données sont envoyés sur le réseau.

Avantages:

Cette méthode est efficace si peu de personnes doivent utiliser la base de données en même temps et que les utilisateurs n’ont pas besoin de personnaliser la conception de la base de données.

Des risques:

Cette méthode est moins sécurisée car chaque utilisateur dispose d’une copie complète du fichier de base de données, ce qui augmente les risques d’accès non autorisé.

Étapes pour partager une base de données à l’aide du dossier réseau:

• Vérifiez d’abord si l’accès est ouvert en mode partagé sur l’ensemble du PC de l’utilisateur. C’est un paramètre par défaut, donc vous devez le vérifier. Si la base de données est ouverte en mode exclusif, elle interférera sûrement avec la disponibilité des données.
• Maintenant, démarrez l’application d’accès et sous l’option Fichier du menu, cliquez sur le bouton d’option.

? Si vous êtes un utilisateur Access 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur les options d’accès.

• Dans la zone Options d’accès, cliquez sur Paramètres du client.

Remarque: si vous êtes un utilisateur d’accès 2007, cliquez sur l’option Avancé.

• Dans la section Avancé, sous Mode d’ouverture par défaut, sélectionnez partagé, cliquez sur OK et quittez Access.
• Copiez maintenant le fichier de base de données dans le dossier partagé. Après avoir copié le fichier, assurez-vous que les attributs de fichier sont définis pour autoriser l’accès en lecture / écriture au fichier de base de données. Pour utiliser la base de données, les utilisateurs doivent avoir des préférences en lecture / écriture.
• Sur le PC de tous les utilisateurs, créez simplement un raccourci vers le fichier de base de données. Dans la boîte de dialogue des propriétés de raccourci, placez le chemin du fichier de base de données dans la propriété Target en utilisant une adresse UNC au lieu d’une lettre de lecteur mappée.

Par exemple, au lieu de F: \ sample.accdb, utilisez \\ computername \ shared.accdb.

Méthode 2: Partager une base de données en liant à des listes SharePoint

Le partage d’une base de données en liant à des listes SharePoint présente les mêmes avantages que celui de la base de données partagée et l’utilisateur peut modifier sa propre copie de la base de données lorsque les données sont partagées via le site SharePoint.

Comme les données sont dans la liste SharePoint, vous pouvez les rendre individuellement disponibles sur le réseau à l’aide des fonctionnalités SharePoint.

Voici les trois principales étapes de cette méthode:

1. Déplacement des données vers des listes SharePoint.
2. Créez des liens vers ces listes.
3. Distribuez le fichier de base de données.

Vous devez utiliser l’Assistant Déplacement vers un site SharePoint pour exécuter les deux premières étapes et tous les moyens pour accomplir les dernières étapes:

Utilisation de l’Assistant Exportation de tables vers SharePoint

1. Dans l’onglet Outils de la base de données, dans le groupe Déplacer les données, appuyez sur l’option SharePoint.

Remarques:

• Cette option est disponible si votre base de données a été enregistrée au format de fichier .accdb.
• Pour accéder aux utilisateurs 2007, accédez à l’onglet Données externes, dans le groupe Listes SharePoint, puis appuyez sur Déplacer vers SharePoint.

2. Suivez les étapes indiquées dans l’Assistant Exportation de tables vers SharePoint, en spécifiant l’emplacement de votre site SharePoint. Pour annuler le processus, appuyez sur Annuler.
3. Dans la dernière page de l’assistant, activez la case à cocher Afficher les détails pour afficher plus de détails sur la migration.

Cette page de l’assistant vous informe des tables qui ont été liées aux listes et fournit des informations sur un emplacement de sauvegarde et une URL pour votre base de données. Il émet également un avertissement si des problèmes de migration ont été rencontrés et indique l’emplacement de la table de journal dans laquelle vous pouvez voir plus de détails sur les problèmes.

4. Cliquez sur Terminer lorsque l’Assistant termine ses actions.

Si l’assistant affiche un avertissement, passez en revue la table de journal et prenez les mesures nécessaires. Par exemple, certains champs peuvent ne pas être déplacés ou peuvent être convertis en un autre type de données compatible avec une liste SharePoint.

Remarque:

Pour afficher votre liste sur le site SharePoint, appuyez sur les listes dans la barre de lancement rapide ou sur Afficher tout le contenu du site. Rafraîchissez simplement la page dans votre navigateur Web pour que vos listes s’affichent lors du lancement rapide sur le site SharePoint. Vous pouvez également apporter des modifications aux paramètres de liste sur le site SharePoint.

Méthode 3: Épargne d’une base de données dans une bibliothèque de documents

La troisième méthode consiste à enregistrer la base de données dans une bibliothèque de documents. Cette méthode est silencieuse, similaire à l’enregistrement d’un dossier réseau dans une base de données et constitue un moyen pratique de gérer l’accès à une base de données. Comme lorsque vous liez des listes SharePoint, les données sont partagées mais pas les objets de base de données. Chaque utilisateur partage sa propre copie de la base de données.

1. Ouvrez la base de données Access que vous devez partager.
2. Dans l’onglet Fichier, cliquez sur l’option Enregistrer sous.
3. Appuyez sur dans la base de données Enregistrer sous, dans la section avancée, sélectionnez SharePoint et appuyez sur Enregistrer sous

Remarques:

Pour les utilisateurs d’Access 2007: cliquez sur le bouton Microsoft Office> Publier> Document Management Server.

Pour l’utilisateur de base de données Access 2010: cliquez sur Fichier> Enregistrer et publier> Enregistrer la base de données sous> SharePoint.

4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer dans SharePoint ouverte, recherchez la bibliothèque de documents que vous souhaitez utiliser.
5. Vérifiez le nom et le type du fichier de base de données et effectuez les modifications nécessaires pour le faire.
6. À cet instant, appuyez sur Enregistrer.

Conclusion:

Vous devez maintenant avoir une idée claire sur la façon de partager votre base de données d’accès pour un accès multi-utilisateur. Alors, essayez la solution mentionnée avec soin et partagez vos opinions avec nous dans notre section de commentaires.