Comment importer des données MS Excel dans la base de données MS Access 2016

Êtes-vous prêt à stocker une partie ou la totalité de vos données à partir d’une ou plusieurs feuilles de calcul Excel dans Access? Si oui, alors vous êtes au bon endroit.

Comme ce tutoriel est écrit dans le but principal de vous guider sur la façon d’importer des données MS Excel dans MS Access 2016.

Ainsi, vous pouvez gérer la base de données complète plus efficacement et plus facilement. Alors qu’est-ce que tu attends..!

Commençons à conquérir comment cela doit être fait!

À propos de l’importation d’Excel dans Access:

Avec la forte croissance de l’organisation, il est courant que les organisations commencent à maintenir leur base de données dans une feuille de calcul Excel. Le basculement entre votre base de données Excel et Access pour le rapport peut être source de confusion et de style de travail fastidieux. Alors, quelle est votre opinion sur l’importation d’une feuille de calcul Excel dans Access. N’est-ce pas cool…!

Comme nous le savons tous, les données peuvent s’accumuler dans différents formats, fichiers et emplacements, ce qui rend la tâche difficile d’en tirer réellement parti. Mais, s’il est conservé au même endroit, il est plus facile d’y accéder. N’est-ce pas….?

Si vous avez des données dans une feuille de calcul, vous pouvez importer des données Excel dans la base de données Access en quelques étapes simples et ce processus rendra sûrement votre accès à la base de données bien meilleur et accessible.

Eh bien Access a de grands assistants qui facilitent le processus d’importation. Vous voulez savoir comment importer Excel dans Access? Ensuite, commencez à suivre ces étapes mentionnées et importez facilement des données Excel dans Access 2016 pour une manière plus pratique de travailler le style. Mais avant cela, vous devez comprendre ce qu’est réellement l’importation de données depuis Excel?

Comprendre l’importation de données à partir d’Excel

Si vous souhaitez stocker certains de vos données à partir d’une ou plusieurs feuilles de calcul Excel dans l’accès, vous devez importer le contenu de la feuille de calcul dans une nouvelle base de données Access existante. Lorsque vous importez des données, Access crée une copie des données dans une table nouvelle ou existante sans apporter de modifications à la feuille de calcul Excel source.

Note importante:

  • Il n’existe aucun moyen de sauvegarder un classeur Excel en tant que base de données Access.Excel n’a pas de telles options pour créer une base de données Access à partir de données Excel.

Aussi lire: Comment résoudre Runtime Error 2450 MS Access ne peut pas trouver le formulaire

  • Lorsque vous ouvrez un classeur Excel dans Access (dans la boîte de dialogue Ouvrir un fichier, modifiez la zone de liste Fichiers de type dans FichiersMicrosoft Office Excel et sélectionnez le fichier souhaité), l’accès crée uniquement un lien vers le classeur et n’importait pas ses données. Le lien vers le classeur est fondamentalement différent de l’importation de la feuille de calcul dans une base de données.

Scénarios courants pour l’importation de données Excel dans Access:

  • Vous utilisez Access pour gérer vos données, mais le rapport hebdomadaire que vous recevez de votre travailleur d’équipe est en fait dans le classeur Excel.À ce moment-là, vous souhaitez rationaliser le processus d’importation pour s’assurer que les données sont importées chaque semaine à un moment précis de votre base de données.
  • Vous utilisez Excel depuis longtemps, mais dans l’avenir, vous devez utiliser l’accès pour travailler avec ces données.Dans ce cas, vous devez déplacer les données dans votre feuille de calcul Excel vers une ou plusieurs nouvelles bases de données Access.
  • Votre groupe de travail ou votre service utilise Access, mais vous recevez de temps en temps des données au format excel qui doivent être fusionnées avec votre base de données Access.Dans une telle situation, vous souhaitez importer cette feuille de calcul Excel dans votre base de données lorsque vous les recevez.

Étapes pour importer des données MS Excel dans la base de données MS Access 2016

Étape 1: Commencez le processus d’importation Excel

  • Tout d’abord, ouvrez la base de données d’accès qui contiendra les données importées et cliquez sur l’ onglet Données externessur le ruban.
  • Le grouped’ importation et de lien des boutons apparaît sur le ruban. Chaque bouton est connecté à un assistant qui vous guide dans le processus:

Le format de fichier tel que Excel, Access, la base de données ODBC, etc. ont leur propre bouton spécifique; Vous pouvez également trouver un autre format de fichier commun en utilisant le bouton de plus.

  • Double-cliquez sur l’icône du bouton Excel de ce ruban Groupe d’importation et de lienpour commencer le processus d’importation excel.

Étape 2: Sélectionnez la source et la destination

  • Laboîte de dialogue Obtention de données externes spécifique au format de fichier sélectionné apparaît à l’écran.
  • Cliquez ici pour accéder à l’option de recherche pour rechercher le fichier que vous souhaitez importer.Une fois que vous avez trouvé le fichier correct, cliquez sur le bouton Ouvrir .
  • Sur la moitié inférieure de votre écran, vous obtiendrez l’option de destination d’importation.
  • Nous devons importer une feuille de calcul Excel existante dans une nouvelle base de données d’accès afin que nous choisissions «Importer les données source dans une nouvelle table dans la base de données actuelle». Option.

D’autres options sont également disponibles dans cette boîte de dialogue Obtenir des données externes qui vous permet de:

  • Reliez votre base de données à un Excel afin que toute modification de la feuille source reflète également dans la base de données.
  • Importer des données dans une table de base de données existante.

Après avoir sélectionné le fichier correct et l’option, cliquez sur l’option OK pour continuer.

Étape 3: Sélection pour le stockage de données

Dans cette section, vous devez sélectionner la méthode de stockage de données. De cette façon, vous dites à l’accès s’il faut importer ou lier les données.

Étape 4: complétez les étapes restantes

Suivez attentivement les instructions et complétez les étapes restantes dans la boîte de dialogue de données externes, puis cliquez sur l’option Terminer . Le pire, c’est que vous obtenez un tableau importé plein de gibber. Si vous le faites, vérifiez le format du fichier source.

Étape 5: nommez votre tableau

Vous devez fournir un accès avec un nom pour référencer votre table. Entrez dans le champ approprié et cliquez sur le bouton Terminer .

Étape 6: Enregistrer l’importation

Pour enregistrer l’importation, cliquez sur Enregistrer l’importation en cliquant sur cette option pour compléter le processus d’importation et enregistrer l’importation pour une utilisation ultérieure .

La case à cocher sera située sur le dernier écran de l’assistant. Après avoir coché la case, vous serez invité à indiquer un nom pour votre importation. Si vous importez régulièrement ces données, cliquez sur la case à cocher Créer une tâche Outlook .Access mettra en place une tâche Outlook qui inclut un bouton pour exécuter la tâche depuis Outlook. Access mettra en place une tâche Outlook pour vous qui inclut un bouton pour exécuter la tâche depuis Outlook.

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Vous allez ensuite revenir à l’écran principal de la base de données où vous pouvez afficher vos données simplement en double-cliquant sur le nom de la table dans le panneau de gauche. Félicitations, vous devez avoir l’idée de l’importation de vos données depuis Excel dans Access!

Lier base de données Access à feuille de calcul Excel

En liant une base de données Access aux données d’un autre programme, vous pouvez utiliser les outils de requête et de génération de rapports fournis par Access sans conserver une copie des données Excel dans votre base de données. Ainsi, lorsque vous liez Access Database à une feuille de calcul Excel, il crée un nouveau tableau lié aux cellules source.

Si une modification est apportée à la cellule source d’Excel, elle apparaîtra dans le tableau lié. Bien que vous ne puissiez pas modifier le contenu du tableau correspondant dans Access. Pour effectuer toute modification des données, vous devez apporter des modifications au fichier source.

Pourquoi vous devez lier Access à la feuille de calcul Excel?

Généralement, vous créez un lien vers une feuille de calcul Excel pour l’une des deux raisons suivantes:

Lorsque vous souhaitez conserver vos données dans des feuilles de calcul Excel, mais que vous souhaitez également utiliser les puissantes requêtes et les fonctionnalités de création de rapports d’Access.

Il est également probable que votre espace de travail utilise l’accès, mais les données provenant de sources externes avec lesquelles vous travaillez figurent dans des feuilles de calcul Excel. Vous ne voulez pas faire plus de copies de données externes, mais vous voulez travailler avec elles dans l’accès.

Comment lier base de données Access à une feuille de calcul Excel?

Si vous avez des données dans Excel, vous pouvez facilement importer ces données de feuille de calcul Excel dans votre table Access. Il est possible de lier la base de données Access à la feuille de calcul Excel. Supposons que vous ayez une petite base de données comme celle-ci dans Excel, comme le montre la figure:

1. Ouvrez d’abord votre base de données Access et recherchez l’assistant d’importation / liaison dans votre base de données Access respective. Et l’emplacement de cet assistant dans chacune des versions d’Access peut différer.

Dans la dernière version de la version d’abonnement Office 365 d’Access, sur l’onglet de données externes, importez et liez le groupe, appuyez sur la nouvelle source de données> à partir du fichier> Excel.
Si vous êtes un utilisateur d’Access 2016, d’Access 2013 ou d’Access 2010, sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, appuyez sur l’option Excel.

Pour l’utilisateur Access 2007, accédez à l’onglet Données externes, dans le groupe Importer, appuyez sur l’option Excel.

 

2. Maintenant, dans la boîte de dialogue Get External Data – Excel Spreadsheet, dans la zone File name, n’oubliez pas de spécifier le nom du fichier source Excel.

3. Choisissez le lien vers la source de données en créant une table liée, puis cliquez sur OK.

Lier la base de données Access à la feuille de calcul Excel 3

L’assistant de feuille de calcul de lien démarre et vous aide tout au long du processus de liaison.

4. Dans la page ouverte de l’assistant, sélectionnez la feuille de calcul ou une plage nommée et appuyez sur l’option Suivant.

 

5. Si la première ligne de la feuille de calcul ou de la plage source contient des noms de champ, choisissez La première ligne contient des en-têtes de colonne. Access utilise ces en-têtes de colonne pour nommer les champs de la table. Si le nom de la colonne contient certains caractères spéciaux, il ne peut pas être utilisé comme nom de champ dans Access. Dans ce cas, un message d’erreur s’affiche vous indiquant que l’accès attribuera un nom valide aux champs. Appuyez sur OK pour continuer.

Lier la base de données Access à la feuille de calcul Excel 5

6. Enfin, attribuez un nom aux tables liées et cliquez sur Terminer Si le nom de la table existe déjà, vous êtes invité à remplacer la table ou la requête existante. Vous pouvez appuyer sur l’option de remplacement si vous souhaitez remplacer la table ou la requête existante. Appuyez sur l’option Oui pour remplacer la table ou la requête, ou bien appuyez sur l’option Non et attribuez une option différente.

Lier la base de données Access à la feuille de calcul Excel 6

7. Access crée la table liée. Si l’opération réussit, Access affiche le message de la table de liaison terminée. Ouvrez la table aimée et passez en revue les champs et les données pour vous assurer de voir les données correctes dans tous les champs.

Lier la base de données Access à la feuille de calcul Excel 7

Si vous rencontrez des valeurs d’erreur ou des données incorrectes, vous devez dépanner les données source.